KONSEP DAN PENERAPAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA PT LEA SANENT CABANG PALEMBANG

09.19 |

KONSEP DAN PENERAPAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

PADA PT LEA SANENT CABANG PALEMBANG

untuk memenuhi tugas akhir Seminar Administrasi Perkantoran semester genap

Dosen Pengampu : Drs. Muhsin, M.Si.

MAKALAH

Oleh

Anita Pranataning Tyas

NIM 7101410141

JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2013

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Belakangan ini, mungkin kita pernah mendengar kata administrasi atau manajemen kepegawaian dalam kehidupan sehari-hari. Akan tetapi, kebanyakan dari kita tidak tahu akan arti dan makna administrasi kepegawaian tersebut sehingga tidak tahu apa fungsi dari administrasi kepegawaian itu sendiri. Padahal hal ini sangat penting dalam mengelola suatu organisasi khususnya perusahaan. Tidak seperti administrasi perkantoran, perbekalan, pemasaran, atau yang lainnya, administrasi kepegawaian merupakan cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi. Sebab, obyek material administasi kepegawaian pada hakikatnya adalah manusia yang sekaligus juga obyek atau tujuan kegiatan dari organisasi atau perusahaan itu sendiri. Administrasi kepegawaian mencakup banyak hal penting, mulai dari proses penerimaan tenaga kerja, pembinaan kerja, produktivitas kerja, pemutusan hubungan kerja sampai yang terakhir yaitu pensiun.

Administrasi yang baik adalah kunci utama untuk mencapai tujuan suatu lembaga, jika suatu lembaga memiliki pengadministrasian yang baik maka sudah tentu lembaga tersebut dapat dikatakan sukses dalam mengatur rumah tangganya. Demikian pula seluruh birokrasi pemerintahan terutama segi kepegawaian. Karena merekalah yang pada akhirnya menjadi pelaksana dari kegiatan-kegiatan pemerintah, baik Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah.

Namun, harus diakui bahwa pada sebagian besar negara-negara berkembang terdapat kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan di bidang administrasi kepegawaian. Salah satu diantaranya adalah orientasi dan kondisi kepegawaian yang diwarisi dari jaman penjajahan yang lebih ditujukan untuk kepentingan negara jajahannya dan kepentingan pemeliharaan keamanan dan ketertiban belaka. Itulah ciri-ciri tradisionil masyarakat negara-negara yang belum maju seringkali menunjukkan bahwa birokrasi pemerintahan memberikan gambaran sebagai pengganti kekuasaan feodal atau masih bersifat feodal. Selain itu, sifat kepegawaian lebih legalitas dari pada inovatif ataupun dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan politik dari sang penguasa.

Oleh karena itu, anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, maka mereka akan memberikan kontra prestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana mereka merupakan bagian yang penting. Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi adalah lebih kuat dan lebih efektif dari pada paham otoriter dan bahwa baik dalam organisasi perusahaan maupun pemerintahan, pegawai-pegawai akan lebih nyaman dan akan bekerja lebih efektif dari pada jika mereka selalu disodori dengan aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan, tidak bebas bekerja).

1.2 Rumusan Masalah

a. Apa pengertian dari administrasi kepegawaian?

b. Apa tujuan dan fungsi administrasi kepegawaian?

c. Bagaimana proses pengadaan tenaga kerja atau pegawai?

d. Bagaimana sistem administrasi kepegawaian pada PT LEA SANENT cabang Palembang?

1.3 Tujuan Penulisan

a. Mengetahui dan memahami pengertian administrasi kepegawaian

b. Mengetahui dan memahami tujuan dan fungsi administrasi kepegawaian

c. Mengetahui dan memahami proses pengadaan tenaga kerja atau pegawai

d. Mengetahui dan memahami sistem administrasi kepegawaian pada PT LEA SANENT cabang Palembang

1.4 Manfaat Penulisan

a. Manfaat Teoritis

Dari hasil makalah ini diharapkan pembaca lebih peka terhadap masalah kepegawaian dan meninjau lebih dalam konsep administrasi kepegawaian sehingga dapat memberikan pemahaman dan manfaat positif bagi pembaca.

b. Manfaat Praktis

1. Bagi penulis sebagai sarana pengembangan ilmu yang lebih mengarah pada pemahaman dan pengetahuan tentang konsep dan penerapan administrasi kepegawaian.

2. Bagi instansi yang bersangkutan dapat memberi manfaat bagi warga universitas dalam meningkatkan wawasan dan pemahaman tentang administrasi kepegawaian.

3. Bagi mahasiswa dapat menambah pengetahuan mengenai administrasi kepegawaian secara teoritis dan praktis.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Administrasi Kepegawaian

Berbicara tentang masalah kepegawaian berarti kita tidak terlepas dari pembicaraan tentang ketenagakerjaan. Istilah pegawai dan pekerja pada hakikatnya secara yuridis tidak mempunyai perbedaan arti di dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintah. Kata administrasi berasal dari kata Ad, yang berarti ”ke” atau “kepada” dan ministrare yang berarti “melayani, membantu atau mengarahkan”. Sedangkan kata pegawai berasal dari kata personil atau personal yang berarti pegawai. Istilah administrasi kepegawaian atau personel administration di Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia, ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.

Menurut Sondang P. Siagian (2002:2) mengemukakan bahwa Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai. Pegawai merupakan tenaga kerja manusia, jasmaniah maupun rohaniah (mental dan fikiran), yang senantiasa dibutuhkan dan karena itu menjadi salah satu modal pokok dalam badan usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (organisasi). Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.

Administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:

a. Sebagai Ilmu

Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.

b. Sebagai Proses

Proses penyelenggaraan politik kepegawaian (kebijaksanaan politik kepegawaian) atau program kerja / tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

c. Sebagai Fungsi

Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu, yang meliputi kegiatan:

1. Merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik.

2. Menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok/kebijaksanaan politik.

d. Sebagai Seni

Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun mutunya

Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut ditekankan pada dua hal, yakni:

1. Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja.

2. Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah segenap aktivitas yang mengorganisasikan dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa untuk mencapai tujuan tertentu sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya dan memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri serta golongannya.

2.2 Tujuan dan Fungsi Adminisrasi Kepegawaian

Dalam suatu kantor atau organisasi perlu memperhatikan penggunaan tenaga kerja yang sesuai dengan bidangnya masing-masing untuk mencapai tujuan kantor atau organisasi tersebut. Menurut Drs. Piet A. Sahertian (1985:27) aspek-aspek pengelolaan administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut : kegiatan pencatatan, pendaftaran, penentuan kebijaksanaan dan perencanaan kepegawaian, pengembangan kepegawaian, pemeliharaan kepegawaian, penilaian kepegawaian, pemutusan hubungan kerja, dan pengendalian pegawai.

Selain administrasi kepegawaian, ada juga istilah personel kantor. Personel kantor adalah semua orang yang berada dan menjadi bagian di dalam suatu kantor serta melakukan pekerjaan-pekerjaan perkantoran sesuai dengan tugas-tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Dan yang termasuk personel kantor adalah meliputi :

1. Manajer kantor

2. Sekretaris

3. Personalia

4. Kurir kantor

5. Dan lain-lain yang terlibat secara langsung di dalam kantor

2.2.1 Tujuan Administrasi Kepegawaian

Efisiensi, efektifitas, dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-tingginya adalah merupakan tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan peran sumber daya manusia serta peran sumber daya bukan manusia (Makmur, 2008:60).

Tujuan administrasi kepegawaian yaitu :

1. Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.

2. Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.

3. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan, peningkatan pendidikan formal dan meningkatkan ketrampilan teknis dan fungsional aparatur pemerintah.

4. Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta memperhatikan pola karir.

5. Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.

6. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik (Good Governance).

2.2.2 Fungsi Administrasi Kepegawaian

Guna melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian dalam suatu organisasi, maka perlu melaksanakan fungsi-fungsi tertentu dalam rangka memperoleh pelaksanaan aktivitas-aktivitas administrasi. Jadi yang dimaksud dengan fungsi administrasi kepegawaian adalah tugas-tugas utama yang harus dilaksanakan untuk menyelenggarakan aktivitas-aktivitas dibidang kepegawaian (Musanef,1984:10).

Fungsi administrasi di bagi menjadi 2 (dua) meliputi:

1. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu

fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

2. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian

a. Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya.

b. Pengorganisasian Pegawai

Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan akan nampak hubungan antara satu unit dengan unit lain.

c. Pengarahan Pegawai

Memberikan dorongan untuk menciptakan kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan). Semua pegawai harus diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif sehingga orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan). Hal semacam itu perlu dikomunikasikan kepada para pegawai agar pegawai dapat termotivasi dalam melakukan suatu pekerjaan.

d. Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

Sedangkan fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.

2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.

3. Penarikan tenaga kerja yang baik

4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.

6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.

7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan

8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

2.3 Proses Pengadaan Tenaga Kerja atau Pegawai

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, pencarian atau penarikan tenaga kerja dilakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadian, dan sebagainya.

a. Analisis jabatan (Job Analisys)

Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk :

1) Perekrutan dan seleksi karyawan

2) Kompensasi gaji karyawan

3) Evaluasi jabatan

4) Penilaian prestasi kerja karyawan

5) Pelatihan (training)

6) Promosi dan pemindahan karyawan

7) Organisasi

8) Memperkaya pekerjaan

9) Penyederhanaan pekerjaan

10) Penempatan karyawan

b. Rekrutmen

Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

1) Penentuan Dasar Rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.

2) Penentuan Sumber-sumber Rekrutmen

a. Sumber internal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara perpindahan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi.

b. Sumber eksternal

Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

1. Pelamar datang sendiri

2. Kantor Dinas Tenaga Kerja

3. Lembaga-lembaga pendidikan

4. Pemuatan iklan

5. Referensi seseorang/rekanan karyawan

6. Mengambil dari perusahaan lain

7. Nepotisme

3) Metode-metode Rekrutmen

a. Metode Tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

b. Metode Terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.

c. Seleksi dan Orientasi

Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memilih karyawan yang qualified (berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

1) Proses Seleksi

Penyaringan--tes--wawancara awal--evaluasi latar belakang dan referensi--wawancara mendalam--tes kesehatan/fisik--pengambilan keputusan.

2) Langkah-langkah Seleksi Personil Kantor

a) Seleksi Administratif

Yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang dikirimkan.

b) Penarikan Tenaga Kerja

Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.

c) Klasifikasi Jabatan

Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

d) Tes dan wawancara

1. Tes

Tes dapat digolongkan beberapa macam yaitu:

a. Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan praktik.

b. Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.

c. Tes intelegensi

d. Tes kepribadian (personality test) yaitu

e. Tes minat (interest test)

f. Tes bakat (aptitude test)

g. Tes kesehatan (medical test)

2. Wawancara

Tujuan wawancara:

a. Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja

b. Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran

c. Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan

d. Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

e. Ajang promosi bagi perusahaan.

3) Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang :

a) Qualified dan profesional

b) Jujur dan disiplin

c) Inovatif dan bertanggung jawab

d) Cakap dengan penempatan yang tepat

e) Kreatif dan dinamis

f) Berdedikasi tinggi

g) Memenuhi syarat undang-undang perburuhan

h) Dapat bekerja sama

i) Dapat bekerja mandiri

j) Mudah berkembang

k) Mempunyai budaya dan perilaku malu

Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut. Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal.

d. Pelatihan dan Pengembangan Pegawai

1) Pengertian pelatihan dan pengembangan

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial).

2) Manfaat pelatihan

a. Meningkatkan kinerja personil kantor

b. Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik

c. Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

d. Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

e. Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

3) Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

Tujuan pelatihan dan pengembangan secara umum adalah :

a. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan

b. Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

c. Mengubah dan membentuk sikap karyawan

d. Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan

e. Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

4) Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan

a. Perbedaan masing-masing karyawan

b. Hubungan dengan analisis jabatan

c. Motivasi

d. Metode pelatihan dan pengembangan

e. Pemutusan Hubungan Kerja

Ada awal pasti ada akhir, begitu juga halnya dengan bekerja. Ada penerimaan kerja dan ada pula pemutusan hubungan kerja. Pemutusan hubungan kerja bisa dangan hormat dan bisa juga dengan tidak hormat. Pemutusan kerja dengan predikat “dengan hormat” biasanya diberikan apabila pemutusan kerja dilakukan di luar kesalahan pekerja. Sebaliknya pemutusan kerja dengan predikat “dengan tidak hormat” pada umumnya diberikan apabila pemutusan kerja karena kesalahan pekerja.

Alasan-alasan dalam pemutusan hubungan kerja diantaranya adalah :

1. Pemutusan Hubungan Kerja Karena Keinginan Pengusaha

a. Pekerja tidak cakap dalam masa percobaan

b. Adanya alasan-alasan mendesak

c. Pekerja sering mangkir

d. Pekerja di tahan oleh alat negara

e. Pekerja dihukum oleh hakim

f. Pekerja sering sakit

g. Pekerja berusia lanjut

h. Pengurangan tenga kerja

2. Pemutusan Hubungan Kerja Karena Keinginan Pekerja

a. Pegawai tidak cocok dengan situasi dan kondisi perusahaan

b. Pegawai pindah karena mengikuti keluarga

c. Pegawai bekerja karena alasan mendesak

3. Pemutusan Hubungan Kerja Karena Alasan Lain

a. Pekerja meninggal dunia

b. Perjanjian kerja berakhir

c. Pekerjaan telah selesai

Pemberhentian karyawan swasta disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta dan untuk karyawan negeri berupa uang pensiun.

2.4 Sistem Administrasi Kepegawaian pada PT LEA SANENT Cabang Palembang

2.4.1. Sistem Administrasi Penerimaan Pegawai pada PT LEA SANENT Cabang Palembang

Pada umumnya, orang mengidentikkan sistem kepegawaian dengan sistem pengangkatan pegawai adalah sama, padahal sistem kepegawaian mempunyai arti yang luas, termasuk sistem penerimaan, penempatan, kenaikan pangkat, dan kenaikan jabatan pegawai. Begitu pula pada PT Lea Sanent Palembang dalam setiap melakukan kegiatan kepegawaian berpedoman pada sistem administrasi yang ada yaitu Sistem Karier (Career System). Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi karyawan karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama karyawan mampu bekerja. Pangkatnya pun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari sistem kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.

Penerimaan karyawan hanya dapat dilakukan atas persetujuan direktur SDM di kantor pusat Jakarta. Karyawan yang direkrut berdasarkan kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Untuk pekerjaan bagian kantor, dikhususkan bagi karyawan yang lebih senior atau lebih lama bekerja pada PT Lea Sanent. Untuk pekerjaan sebagai wiraniaga (sales counter), di buka untuk umum dengan membuka lowongan pekerjaan. Dengan demikian, pencarian atau penarikan tenaga kerja dilakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadian, sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan, dan sebagainya.

Setelah memperoleh calon pekerja atau karyawan, selanjutnya perusahaan menyelenggarakan seleksi yang kemudian diteruskan dengan orientasi. Seleksi ini dimaksudkan untuk memilih bibit-bibit unggul. Tetapi pada umumnya, seleksi dilaksanakan apabila pelamar lebih dari jumlah lowongan yang tersedia. Selanjutnya, setelah pekerja baru yang telah lolos seleksi pada umumnya harus mengikuti orientasi. Orientasi ini bertujuan untuk menyesuaikan pekerja/karyawan baru kepada lingkungan perusahaan yang bersangkutan atau tempat dimana ia ditempatkan. Sehingga diharapkan pekerja/karyawan baru ini bisa bekerja dengan nyaman.

1.4.2. Sistem Administrasi Masa Kerja Karyawan Pada PT Lea Sanent Cabang Palembang

Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dapat dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu.

Adapun karyawan yang dikontrak untuk keperluan hari besar saja seperti hari raya lebaran, artinya karyawan yang hanya dipekerjakan untuk pekerjaan yang bersifat sementara dalam waktu 3 (tiga) atau 6 (enam) bulan saja.

a) Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan. Karyawan yang dipekerjakan hanya untuk promosi produk, dalam waktu 1 (satu) bulan dan paling lama 3 (tiga) bulan.

b) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu untuk pekerjaan yang bersifat tetap.

Yaitu jenis pekerjaannya bersifat permanent (tetap), tetapi status karyawannya bersifat kontrak, artinya masa kerja karyawan tergantung dari karyawan itu sendiri. Apabila karyawan tersebut kepribadian, penjualan, dan penguasaan product knowledge nya baik, maka karyawan tersebut bisa dipertahankan. Perjanjian kerja untuk karyawan tetap berlaku bagi karyawan yang telah bekerja selama 3 (tiga) tahun dan tidak termasuk karyawan counter sales. Karena counter sales diberlakukan sistem kontrak saja. Apabila karyawan counter sales (wiraniaga) berprestasi baik, dapat diajukan untuk menjadi chief atau asistant counter dan dapat diajukan sebagai karyawan tetap.

Ketentuan untuk karyawan kontrak adalah sebagai berikut :

1. Karyawan kontrak dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu saja, waktunya terbatas maksimal hanya 3 tahun. Tetapi jika penilaian karyawan itu baik maka perusahaan dapat merekrutnya sebagai karyawan tetap.

2. Hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tertentu.

3. Perusahaan tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan.

4. Status karyawan kontrak hanya dapat diterapkan untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu, yaitu :

a. Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya

b. Pekerjaan yang bersifat musiman

c. Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan

d. Untuk pekerjaan yang bersifat tetap, tidak dapat diberlakukan status karyawan kontrak.

5. Apabila salah satu pihak mengakhiri hubungan kerja sebelum berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan dalam perjanjian kerja waktu tertentu, atau berakhirnya hubungan kerja bukan karena terjadinya pelanggaran terhadap ketentuan yang telah disepakati bersama, maka pihak yang mengakhiri hubungan kerja diwajibkan membayar ganti rugi kepada pihak lainnya sebesar gaji karyawan sampai batas waktu berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja.

6. Jika setelah kontrak kemudian perusahaan menetapkan yang bersangkutan menjadi karyawan tetap, karena prestasinya maka masa kontrak tidak dihitung sebagai masa kerja.

Ketentuan untuk karyawan tetap (permanent) :

1. Waktu lamanya bekerja minimal 3 (tiga) tahun

2. Hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tidak Tertentu

3. Perusahaan dapat mensyaratkan masa percobaan maksimal 3 bulan.

4. Masa kerja dihitung sejak masa percobaan.

5. Jika terjadi pemutusan hubungan kerja bukan karena pelanggaran berat atau karyawan mengundurkan diri maka karyawan tetap mendapatkan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja.

Sistem administrasi kepegawaian pada PT Lea Sanent Cabang Palembang, mengenai administrasi karyawan sesuai dengan fungsi administrasi kepegawaian menurut Makmur (2008:17) yaitu fungsi administrasi di bidang pengaturan, penataan, dan pembinaan. Dalam penerimaan karyawan disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan. Adanya pengaturan, penataan, dan pembinaan terlihat pada proses seleksi dan orientasi bagi calon karyawan dengan tujuan menyesuaikan karyawan baru kepada lingkungan perusahaan atau tempat dimana ia ditempatkan.

Menurut UU 7/1987 butir d mengenai tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan dan menerima upah. Upah yang dimaksud adalah gaji yang dibayarkan kepada karyawan sesuai kehadiran karyawan. Dimana PT Lea Sanent Cabang Palembang menentukan kedisiplinan karyawan dengan menghitung kehadiran atau absensi. Sistem absensi yang dilakukan adalah setiap karyawan diwajibkan untuk absensi dengan cara memasukan kartu absen pada mesin pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja. Kartu absen wajib ditandatangani oleh staf administrasi keuangan dan personalia bila karyawan terlambat atau tidak hadir dengan alasan izin atau sakit.

Untuk masa kerja karyawan PT Lea Sanent Cabang Palembang, ditentukan oleh karyawan itu sendiri. Dapat dikatakan bahwa karyawan kontrak tidak selamanya menjadi karyawan kontrak saja, tetapi bisa diangkat menjadi karyawan tetap apabila prestasi kerja karyawan baik. Penilaian terhadap karyawan bukan hanya kepribadian tetapi juga cara bekerja, penguasaan product knowledge, produktivitas, dan lain-lain. Sebaliknya bagi karyawan yang kurang berprestasi, artinya karyawan yang kerjanya belum maksimal maka karyawan tersebut tidak akan diperpanjang kontraknya. Hal ini berkaitan dengan salah satu tujuan administrasi kepegawaian yaitu terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta memperhatikan pola karir.

Dalam menjalankan dan mengembangkan sistem administrasi kepegawaian, baik dari administrasi penerimaan karyawan, administrasi absen dan jadwal kerja, serta administrasi masa kerja karyawan, sistem administrasi kepegawaian PT Lea Sanent Cabang Palembang sudah cukup baik. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem administrasi kepegawaian pada PT Lea Sanent Palembang telah berjalan secara efektif dan berjalan sesuai peraturan perusahaan. Meskipun demikian masih perlu adanya pengawasan yang bertujuan untuk meningkatkan dan mengembangkan sikap, perilaku, pengetahuan, dan keterampilan agar karyawan dapat menjalankan tugas-tugasnya secara baik dan efektif, dan juga prestasi kerja karyawan tercapai secara optimal. Dengan adanya sistem administrasi kepegawaian diharapkan dapat mengatasi berbagai masalah yang timbul di dalam pengaturan karyawan serta membantu management dalam pengelolaan karyawan.

BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

1. Administrasi kepegawaian adalah segenap aktivitas yang mengorganisasikan dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa untuk mencapai tujuan tertentu sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya dan memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri serta golongannya.

2. Tujuan administrasi kepegawaian yaitu :

a. Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.

b. Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.

c. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur

d. Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi dan syarat jabatan

e. Peningkatan pembinaan pegawai

f. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian

Fungsi administrasi di bagi menjadi 2 (dua) meliputi:

a. Fungsi teknis administrasi kepegawaian, yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis).

b. Fungsi umum administrasi kepegawaian, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai.

3. Proses pengadaan tenaga kerja meliputi analisis jabatan, rekrutmen, seleksi dan orientasi, pelatihan dan pengembangan pegawai, dan pemutusan hubungan kerja.

4. Sistem administrasi kepegawaian pada PT Lea Sanent Cabang Palembang adalah berpedoman pada sistem karir (career system), dimana seseorang diterima menjadi karyawan karena pertimbangan kecakapan. Karyawan yang memiliki produktivitas tinggi dan berprestasi baik dalam pekerjaannya, maka kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama karyawan mampu bekerja. Pengembangan struktur organisasi PT Lea Sanent Cabang Palembang, telah ditentukan dengan jelas dan tegas dalam melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap karyawan.

B. Saran

Sistem administrasi yang dikembangkan dan dijalankan PT Lea Sanent Cabang Palembang cukup baik, tetapi akan lebih baik lagi jika staff yang mengurusi bidang ini diberikan pelatihan atau pendidikan mengenai administrasi kepegawaian lebih dalam lagi sehingga akan lebih memaksimalkan hasil kerjanya. Dalam administrasi absensi, hendaknya lebih diperhatikan lagi jam kerjanya apakah sesuai dengan lawan shiff. Hal ini dapat mengurangi kesalahan administrasi di dalam merekap jumlah kehadiran karyawan.

Daftar Pustaka

Adininggar, Lulu. 2011. Pengertian Pengelolaan Administrasi Kepegawaian serta Aspek dan Tujuannya. Diunduh dari http://www.luluning.blogspot.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.

Fitri. 2013. Sistem Administrasi Kepegawaian Pada PT LEA SANENT Cabang Palembang. Diunduh dari http://www.fitricute.blogspot.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.

Nugraha, Yudo. 2012. Administrasi Kepegawaian. Diunduh dari http://www.Yudoholic.blogspot.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.

Rahayu, Rita. 2011. Melaksanakan Administrasi Kepegawaan/Ketenagaan. Diunduh dari http://www.ritarahayu.blogspot.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.

Sano, Ario M. 2012. Evaluasi Administrasi Perkantoran. Diunduh dari http://www.Ariosano.blogspot.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.

Singgih, Benedictus. 2012. Makalah Manajemen Kepegawaian. Diunduh dari http://www.benedictussing.blogspot.com. Pada tanggal 4 Mei 2013.

Sudaryanti, Sri. 2010. Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja. Diunduh dari http://www.srisud.wordpress.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.

Yusdi, Milman. 2009. Pengertian Administrasi Kepegawaian. Diunduh dari http://www.milmanyusdi.blogspot.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.